Mejores prácticas de facturación para pequeñas empresas B2B

La facturación es una de las actividades más importantes para las empresas B2B. No puede recibir pagos si no envía a sus clientes una factura que resuma los servicios prestados y lo que le deben.
Si bien existen numerosas formas diferentes de enviar una factura, a través de correo postal, correo electrónico o un tercero portal en línea: debe encontrar los métodos y prácticas de facturación que mejor funcionen para sus clientes y las operaciones de su empresa. Mobby Business solicitó a los expertos de la industria consejos sobre cómo configurar una estrategia de facturación inteligente.

Automatice y digitalice siempre que sea posible

Raj Narayanaswamy, cofundador y co-CEO de la solución de seguimiento de tiempo de empleados Replicon señaló que debe automatizar la facturación siempre que sea posible.

"La facturación más rápida y fácil se realiza en línea", dijo Narayanaswamy. "Invertir en un motor de generación de facturas / facturación para automatizar el proceso y eliminar errores humanos. La facturación manual que se basa en rastrear y recopilar hojas de horas en papel, ingresar información en Excel y verificar manualmente la precisión no requiere tiempo administrativo valioso".

también deja espacio para errores y retrasos. Automatizar la facturación significa eliminar la gran mayoría del potencial de error y también ahorra dinero al eliminar los costos administrativos adicionales.

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Mitch Rose, vicepresidente senior y gerente general de la compañía de soluciones de pago Billtrust, agrega que incorpora métodos electrónicos que ayudan a automatizar la facturación. -El proceso de efectivo puede resultar beneficioso a largo plazo tanto para las cuentas por cobrar como para pagar.

"Pasar a la digitalización les permite a los clientes pagar cuando y donde estén, lo que fomenta pagos más rápidos y aumenta la eficiencia para sus clientes y su A / R equipo ", dijo Rose a Mobby Business.

Agregó que la digitalización de pagos y facturación ahorra costos. La entrega de papel cuesta el doble de la cantidad de entrega electrónica y ralentiza todo el proceso. Mover estos procesos en línea ahorra costos de franqueo, papel e impresión, y sin mencionar el tiempo.

Manténgase organizado

Es importante encontrar una solución de contabilidad que le dé a usted y a su equipo la capacidad de mantenerse organizados y vigilar todas sus facturas pendientes.

"Sin acceso a una vista centralizada de facturas y facturas, las empresas no tienen la capacidad de determinar rápidamente el tiempo promedio de pago, cuánto dinero está pendiente, cuántas facturas y seguimientos se han enviado, qué compañías son con frecuencia morosas, y así sucesivamente ", dijo Narayanaswamy a Mobby Business.

Asegúrese de que cumple con PCI

Si acepta pagos electrónicos de sus clientes, es fundamental asegurarse de que su procesador de pagos cumpla con Estándares de seguridad de datos de la Industria de tarjetas de pago (PCI). Estos estándares reconocidos a nivel mundial se crearon para proteger a los consumidores y mantener seguros sus datos de pago. Rose señaló que el cumplimiento de estos estándares es obligatorio para cualquier empresa que acepte pagos con tarjeta de crédito.

"El cumplimiento de PCI no solo es crucial por razones legales, sino que también genera confianza con sus clientes", dijo. "Las empresas que han sido violadas ven una pérdida de clientes, una reputación dañada y un descenso en el precio de las acciones, sin mencionar los costos exorbitantes para remediar el incumplimiento y luego manejar los reclamos de fraude posteriores a la infracción y la pérdida de ingresos del cliente".

Rose agregó que cumplir es más importante ya que las empresas se enfrentan al creciente uso de tarjetas de crédito en B2B. La mayoría de las empresas recurren a terceros que proporcionan los portales y procesos de pago que les permiten aceptar pagos electrónicos y cumplir con PCI.

Comuníquese

La comunicación clara durante cada fase de un proyecto mantiene a clientes y empresas en la misma página en términos de expectativas de pago.

"Comprender el nivel de detalle de factura que un cliente necesita desde el principio, creando planes proactivos en caso de alcance flotar y mantener actualizados a los clientes en cada paso del camino puede ahorrar un tiempo y esfuerzo considerables durante el proceso de facturación real después de la finalización del proyecto ", dijo Narayanaswamy.

Para obtener más información sobre cómo encontrar la solución de procesamiento de pagos adecuada, visite Business News Guía diaria.

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