3 Grandes desafíos de cumplimiento que enfrentan las pequeñas empresas de hoy
Además de asegurarse de que todas sus operaciones cotidianas funcionen sin problemas, los propietarios de negocios deben asegurarse de estar al día con las últimas leyes comerciales locales y federales. Esto no es barato: una encuesta reciente de The Workforce Institute en Kronos indica que puede costar tanto como $ 100,000 a las pequeñas empresas mantener el cumplimiento cada vez que se crean o cambian las regulaciones gubernamentales relacionadas con el trabajo.
Basado en la encuesta, aquí son los principales desafíos de cumplimiento que enfrentan las pequeñas empresas, y lo que usted puede hacer para que sean más fáciles para usted.
Tiempo
El tiempo es uno de los mayores desafíos citados por los encuestados. Los cambios pueden convertirse en ley en tan solo 60 días, pero los encuestados dijeron que necesitan más tiempo para revisar e implementar los cambios internos de política de manera efectiva.
Más de un tercio de los encuestados dijeron que necesitaban entre 120 y 150 días para prepararse lo suficiente implementación de nuevas regulaciones, y algunos incluso citaron 150 días como el tiempo mínimo requerido.
Hay muy pocas pequeñas empresas pueden hacer desde una posición reactiva para aumentar el estrecho margen de tiempo proporcionado para el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales. Sin embargo, de manera proactiva, pueden comunicarse con sus representantes locales, estatales y federales regularmente para solicitar que las ventanas de tiempo más largas se conviertan en el estándar en el futuro.
Tecnología
Más de la mitad de los encuestados dijo que los recursos humanos y la antigüedad Los sistemas de nómina hacen que el cumplimiento sea casi imposible, independientemente de la intención de los encargados de implementar los cambios. Con muy poca ayuda y soporte tecnológico inadecuado, casi el 60 por ciento informó que sus colegas redujeron las esquinas de cumplimiento.
"Equipar a estos profesionales con tecnología moderna y procesos actualizados simplificará los deberes de cumplimiento diarios para que puedan enfocarse en atraer, retener y desarrollar la fuerza de trabajo más comprometida posible ", dijo Malysa O'Connor, directora sénior de desarrollo de mercado de Pymes en Kronos.
Hacer actualizaciones significativas al software o hardware ha sido prohibitivamente costoso para las pequeñas empresas en el pasado. Sin embargo, con la mayor prevalencia de soluciones de software basadas en la nube, se ha vuelto mucho más asequible. Las pequeñas empresas deben considerar ampliar su investigación para soluciones tecnológicas más allá de lo que han utilizado en el pasado y comenzar a investigar servicios basados en la nube que se actualizan con mayor regularidad y requieren una inversión inicial menos sustancial.
Información
Finalmente, pequeñas empresas les resulta difícil crear un procedimiento eficaz para recibir y revisar los cambios de cumplimiento en tiempo real. Más de la mitad de los encuestados dijeron que confían en sus recursos humanos y en el software de nómina o en un proveedor para conocer los cambios. Otros reciben las actualizaciones a través de asociaciones industriales, asesores legales internos, asociaciones regionales y publicaciones legales.
"Las organizaciones deberían dar un paso atrás para revisar cómo abordan el seguimiento, implementación y comunicación de los cambios relacionados con el cumplimiento e identificar áreas de mejora en sus procesos ", dijo Joyce Maroney, directora de The Workforce Institute en Kronos. "[De esta manera], los profesionales de RRHH y nómina pueden dedicar más tiempo a estrategias que mejorarán la participación de los empleados y ofrecerán una experiencia de trabajo más positiva".
Un enfoque podría ser contar con un empleado dedicado a mantenerse informado sobre la los últimos cambios y la investigación de soluciones rentables a las nuevas regulaciones de cumplimiento como parte de sus responsabilidades diarias o semanales.
"A medida que el gobierno se vuelva más regulado, los costos para las empresas aumentarán y la fuerza de trabajo sufrirá como resultado", dijo Dan. Schawbel, socio y director de investigación en Future Workplace. "Las empresas deben adoptar nuevas tecnologías y procedimientos internos para aumentar la capacidad de respuesta y mitigar los costos en el futuro".
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Realizar una búsqueda de patentes, mientras barato y simple de hacer, sigue siendo bastante complejo en su propio aspecto. La principal dificultad detrás de buscar patentes tanto a nivel local como internacional es seleccionar palabras clave. Puede pasar fácilmente por alto los tipos de invenciones que está buscando al elegir una palabra clave incorrecta o incluso buscar en la clase o subclase incorrecta de inventos.
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