Elección de un servicio de videoconferencia: Guía del comprador

La videoconferencia se ha convertido en una herramienta indispensable para las empresas, conectando a los empleados y socios remotos de una manera que las llamadas telefónicas y los correos electrónicos no pueden. La sutileza de la comunicación no verbal y el tono de voz de los participantes mejoran la claridad y el significado de la conversación. En los negocios, esta puede ser la diferencia entre un trato hecho y una oportunidad perdida.

Es importante elegir el servicio de videoconferencia adecuado para su negocio. ¿Cuántos participantes se sentarán regularmente en sus llamadas? ¿Necesita integrar otras aplicaciones, como Google Docs, para compartir con otros usuarios? ¿Con qué frecuencia tiene la intención de utilizar videoconferencias? Debe considerar todos estos factores antes de tomar una decisión. Comprar todas las campanas y silbatos puede resultar una pérdida de dinero, pero seguir con un servicio gratuito puede no proporcionar todas las características que necesita.

Para ayudarle a reducir sus opciones, Mobby Business compiló lo siguiente guía para seleccionar un servicio de videoconferencia que sea adecuado para sus necesidades.

¿Ya está preparado para elegir un servicio de videoconferencia? Aquí encontrará un desglose de nuestra cobertura completa:

• Los mejores servicios de videoconferencia 2018
• El mejor servicio de videoconferencia para empresas
• El mejor servicio de videoconferencia económico
• El mejor servicio de videoconferencia para muchos participantes
• Mejor nube Herramientas de colaboración basadas en video y conferencias por teléfono

Cómo elegir el servicio de videoconferencia correcto

Al igual que con cualquier otra compra, es importante saber qué necesita para salir de su servicio de videoconferencia antes de elegir el adecuado para tú. Las diferentes compañías tienen diferentes necesidades; por ejemplo, una empresa grande podría necesitar agrupar a docenas de participantes a la vez, mientras que una empresa más pequeña solo podría requerir conferencias uno a uno. Esto es lo que debe tener en cuenta además de su presupuesto.

• Número de participantes: Considere cuántos participantes es probable que se sienten en estas conferencias regularmente. Algunos servicios le permiten conectar a un puñado de participantes de forma gratuita, de modo que si no necesita conectar a muchas personas, es posible que no tenga que pagar mucho, si es que lo hace. Otros servicios se especializan en conectar una gran cantidad de usuarios; algunos incluso permiten que usuarios ilimitados se unan a la conferencia. El rango es amplio, por lo que saber lo que necesita antes de comenzar a buscar puede ahorrarle mucho tiempo y ayudarlo a determinar cuánto dinero debe considerar gastar.
• Facilidad de uso: No importa cuántos participantes Eres el anfitrión si no pueden encontrar la manera de usar el software. Asegúrese de seleccionar un servicio de videoconferencia que sea intuitivo y fácil de navegar. De lo contrario, podría comenzar las presentaciones sin que los participantes esenciales vean, o perder la oportunidad de conectarse por completo. No permita que una interfaz de usuario hostil sea lo único que le restaure a su empresa.
• Tipos de reuniones: Algunos de los servicios de gama alta le permiten abrir diferentes salas según el tipo de reunión. ¿Te gusta organizar Q & A de foro abierto donde todos puedan dar su opinión? ¿Estás dando una presentación o conferencia y prefieres que los otros participantes sean silenciados? Sepa qué tipos de reuniones normalmente organiza o si organiza una variedad de reuniones, busque un servicio que se adapte a todas sus necesidades.
• Experiencia móvil: El objetivo de las videoconferencias es poder conectarse a las personas de forma remota, y a veces, eso significa que se conecta desde un dispositivo móvil. Al igual que con la interfaz de usuario en general, querrá probar un servicio de videoconferencia en sus dispositivos móviles, tabletas y teléfonos inteligentes, para asegurarse de que cualquier participante que se conecte a través del móvil tenga una experiencia igualmente positiva que la de los que se conectan a través de los escritorios.
• Grabación de video / audio: A veces, es útil guardar los aspectos más destacados de una reunión para más adelante. Asegurar que su servicio de videoconferencia tenga capacidad de grabación de video y audio es esencial si desea regresar y reproducir reuniones o conferencias. Si sus participantes no son geniales para tomar notas, tal vez un archivo en línea de reuniones anteriores les sirva de algo. También puede guardar fragmentos de reuniones para materiales introductorios o de capacitación para nuevos empleados.
• Compartir pantalla: Puede mejorar las reuniones y presentaciones en gran medida haciéndolas más interactivas, y compartir pantallas es un componente central para mantener a los participantes interesados. Si necesita explicar los puntos más delicados de una presentación o mostrarle a un empleado remoto cómo acceder a ciertos documentos, compartir la pantalla puede ayudarlo a hacerlo más rápidamente.
• Integración de la aplicación: Muchas plataformas de videoconferencia permiten la integración de terceros aplicaciones de terceros, como Microsoft PowerPoint. Compartir el software que ya posee en un sistema de video conferencia puede ayudarlo a importar presentaciones y documentos. Además, muchos servicios tienen capacidad para tomar apuntes, y algunos permiten que los participantes participen de la acción con notas propias. Considere qué aplicaciones necesita para trabajar en su sistema de conferencias y determine la influencia que desea que los participantes tengan en una reunión.
• Atención al cliente: La calidad del servicio de atención al cliente de una empresa es mínima. Probablemente valga la pena llamar a la línea de atención al cliente antes de decidirse a asociarse con una empresa para que pueda hacerse una idea de cómo lo tratará. Cuando algo sale mal, querrá una línea de soporte técnico que responda de manera rápida y precisa, y lo tratará con la seriedad y el respeto que su empresa merece.

Una vez que haya determinado sus necesidades, es útil buscar versiones de prueba gratuitas disponibles y jugar con los sistemas. Muchos servicios de videoconferencia ofrecen pruebas gratuitas que duran de una semana a un mes; algunos incluso ofrecen pruebas gratuitas hasta que se usa cierta cantidad de datos. No hay necesidad de pasar desapercibidos cuando las compañías ofrecen tantas pruebas. Aproveche las pruebas gratuitas y asegúrese de que un servicio realmente satisfaga sus necesidades y aborde sus prioridades satisfactoriamente antes de comprar.

Consejos de los expertos

Antes de seguir adelante en la búsqueda del servicio de videoconferencia adecuado, aquí está algunos consejos de expertos de la industria sobre qué tener en cuenta y qué preguntas hacer. Seguir estos consejos lo ayudará a evitar algunas de las dificultades más comunes que experimentan las empresas con las videoconferencias.

Verifique la compatibilidad con otros servicios.
"Si va a usar más de una herramienta, asegúrese de que interoperen. Hay muchas cosas patentadas, no compre servicios o productos que lo restrinjan, porque es especialmente un problema cuando alguien fuera de su organización utiliza un servicio diferente ". - Michael Helmbrecht, director de operaciones y productos en Lifesize

Evalúa el nivel de soporte.

"Cuando consideras proveedores de software para conferencias, asegúrate de que ofrecen el nivel de servicio al cliente y soporte técnico que Necesidad. ¿Qué sucede si tiene un problema? ¿Hay alguien disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana para guiarlo en la resolución de problemas? ¿Se brinda capacitación antes de su primera reunión web? " - Dennis Collins, director senior de marketing en West Unified Communication Services

¿Qué depara el futuro?

Las videoconferencias expandieron las comunicaciones humanas de una manera que el teléfono hizo más de un siglo y medio antes . De la misma manera, las tecnologías emergentes de hoy en día ya prometen mejorar y revolucionar la videoconferencia tal como la entendemos. Particularmente, incorporar la realidad aumentada (AR) o realidad virtual (VR) en videoconferencia puede generar una experiencia más inmersiva e impactante.

"Creo que AR y VR son muy prometedores", dijo Helmbrecht. "Hoy están en aplicaciones muy específicas, pero creo que la tecnología, especialmente en el lado portátil, se desarrollará. La siguiente pieza de conexión entre AR y VR es un contenido mucho más rico ... y ser más interactivo sin dejar de ser inmersivo y envolvente. experiencia de video atractiva ".

Imagine estar de pie en un espacio virtual con sus socios comerciales, discutiendo las operaciones en medio de un mar de gráficos interactivos, esquemas y prototipos. AR y VR abren el mundo de las videoconferencias a la posibilidad de colaborar a través de vastas distancias geográficas como si los participantes estuvieran físicamente en la misma habitación. Ese futuro se acerca rápidamente a medida que la tecnología se desarrolla; las videoconferencias solo se convertirán en una parte más integral de hacer negocios en la era digital.

Se realizaron algunas entrevistas de fuente para una versión anterior de este artículo.

Cómo elegir un servicio de gestión de reputación

La administración de reputación en línea (ORM) lo ayuda a solucionar desastres de relaciones públicas o prevenirlos completamente en primer lugar. Estos servicios también funcionan para establecer y proteger su marca una vez que se ha abordado la crisis. ORM puede tener un gran impacto en su éxito personal y el de su negocio; la gestión de la reputación va mucho más allá de simplemente mejorar los resultados de búsqueda.

(Soluciones)

Infografía: 4 formas de aceptar tarjetas de crédito

La aceptación de tarjetas de crédito es imprescindible para las pequeñas empresas. Ya sea que su negocio recién esté comenzando o la transición de un modelo de solo efectivo, uno de los mayores desafíos con las tarjetas de crédito es comprender los diferentes tipos de procesamiento de tarjetas de crédito disponibles para las pequeñas empresas.

(Soluciones)