Prevenir problemas de ausentismo de empleados con una política de tiempo de inactividad inteligente

¿Tiene un empleado que está constantemente diciendo "enfermo" o tomando un tiempo de descanso excesivo? Si bien muchas ausencias de empleados son legítimas, el ausentismo no programado recurrente realmente puede interrumpir un negocio, especialmente si el empleado toma tiempo libre pagado.

Su primer instinto podría ser disciplinar al empleado, acusarlo de aprovecharse, o incluso amenazar con disparar ellos. Pero si la razón por la cual falta el trabajo califica como una ausencia legalmente protegida, podría aterrizar en agua caliente.

Tricia Meyer, fundadora y administradora de Meyer Law, señaló que es importante que los empleadores comprendan las leyes federales o estatales con respecto a la ausencia de empleados. por lo que no están creando políticas ilegales o haciendo demandas injustas a sus trabajadores. Esto es lo que necesita saber acerca de cómo crear una política de tiempo de espera inteligente y cómo manejar las ausencias de los empleados.

Nota del editor: ¿busca información sobre los sistemas de tiempo y asistencia? Utilice el cuestionario a continuación, y nuestros socios proveedores se pondrán en contacto con usted para proporcionarle la información que necesita:

Qué incluir en su política

Ya sea que esté escribiendo su primera política de tiempo libre o actualizando su actual, nuestras fuentes recomendaron incluir algunas cosas clave.

Horas de trabajo del empleado: Definir el horario comercial esperado y la cantidad de horas trabajadas por semana, así como un procedimiento de entrada y salida para asegurarse de que los empleados cumplan con esos requisitos .

Licencia pagada y no pagada disponible: Aparte del tiempo libre remunerado regular (incluidos días por enfermedad, días personales y días de vacaciones), enumere las vacaciones pagadas (o no pagas), períodos de ausencia (p. Ej., Duelo o servicio como jurado) y ausencias bajo protección federal como la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) y licencia por incapacidad.

"Escriba una descripción clara de la licencia paga y no remunerada disponible para los empleados, incluyendo cuándo y cómo califican para la licencia y cuánto se acumulan cada semana, período de pago, mes o año, "s ayudar a Jaime Lizotte, gerente de soluciones de recursos humanos en ComplyRight.

Procedimiento para llamar: ¿Cuál es el procedimiento para llamar por teléfono o notificar a la compañía cuando un empleado no estará? ¿Debería alguien ser notificado si un empleado llegará tarde? ¿Los empleados son responsables de encontrar un reemplazo para el tiempo no programado?

"Asegúrese de explicar la política para solicitar un permiso, incluidos los plazos de solicitud de vacaciones y los períodos de bloqueo", dijo Lizotte a Mobby Business.

Su política debe ser compartido entre todos los empleados, supervisores y gerentes. Además, los ejecutivos deben ser entrenados sobre cómo aplicarlo de manera justa, de acuerdo con HRhero.

Consecuencias por violaciones: La última parte de su política debe detallar las repercusiones si un empleado no cumple con la política.

"Escriba los pasos que se tomarán para varias infracciones, para proteger su negocio de cargos de favoritismo o discriminación en el futuro", dijo Lizotte.

Mantenerse legalmente conforme

Como empleador, usted tiene la obligación legal de tratar a los empleados de manera justa cuando se trata de sus políticas de licencia. Investigue las leyes federales como FMLA, la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), la Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de Servicios Uniformados (USERRA) y el Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964. También debe familiarizarse con las leyes de compensación laboral de su estado. , según HRhero.

"Debe asegurarse de no estar reprendiendo o incluso negando la ausencia de un empleado por algún motivo protegido", dijo Lizotte. "Además, asegúrese de tratar a cada empleado de la misma manera para que no termine con un reclamo de discriminación o despido injustificado".

Siempre es mejor que un abogado experimentado revise sus políticas para asegurarse de que no haya problemas idioma o reglas.

"Los empleadores deberían consultar con los profesionales para asegurarse de que cumplan con las diversas leyes federales y estatales con respecto a su política y la implementación de las mejores prácticas", dijo Meyer a Mobby Business. "La política de un empleador debe ser claramente escrita y enviada a todos los empleados para su revisión / reconocimiento".

Seguimiento y manejo de ausencias de empleados

Las ausencias de los empleados son más que un problema de cumplimiento y su manejo afecta los costos de la compañía. rentabilidad, cultura, moral de los empleados y más, dijo Raj Narayanaswamy, cofundador y co-CEO de Replicon.

"La forma en que elija cumplir con estos requisitos de ausencia puede tener un impacto de largo alcance en más que solo su legal departamento, así que tómese el tiempo para comprender completamente cómo se implementa el tiempo en su empresa ", dijo.

Lizotte señaló que los empleadores pueden rastrear fácilmente las ausencias de los empleados al crear un proceso en su empresa en el que documentan las ausencias regularmente. como con el papel, o encontrar una solución electrónica que les permita ingresar fácilmente las ausencias de los empleados a medida que ocurren.

"Si el empleador tiene la intención de escalar la compañía, recomendaría usar un producto de software de terceros para rastrear, como es generalmente menos agobiante desde el punto de vista administrativo en comparación con el seguimiento en una hoja de cálculo, es menos probable que contenga errores y permite al empleador garantizar el cumplimiento de las leyes estatales y federales más fácilmente ", dijo Meyer.

Antes de abordar a un empleado sobre ausentismo crónico, es sabio para llevar a cabo una auditoría interna para descubrir la raíz del problema, dijo Lizotte. ¿Su empleado elige dejar el trabajo porque se siente estresado y presionado y necesita tiempo para descomprimirse? ¿Están llamando debido a una situación familiar (por ejemplo, cuidado de niños o padres ancianos)? ¿Por sus propios comportamientos relacionados con la salud?

A continuación, Lizotte dijo que observara la actitud de su compañía hacia el ausentismo no programado. ¿Lo tolera porque todos necesitan tiempo libre de vez en cuando? ¿Siente que se abusa porque no sabe cómo manejarlo de manera diferente? ¿O está mal visto y los empleados lo saben, pero todavía sucede?

"Al realizar esta auditoría y responder estas preguntas, podrá identificar ... [y] comprender cualquier problema de ausencia que su empresa pueda tener, y [luego] implementar un plan ", dijo Lizotte.

Antes de tomar cualquier medida disciplinaria contra un empleado, le recomendamos consultar a un profesional de recursos humanos y / o un abogado para asegurarse de que cumple con los requisitos legales.

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