Ahorre dinero y aumente la productividad actualizando su tecnología

Los presupuestos de las pequeñas empresas son ajustados, especialmente en lo que respecta a TI. Pero las actualizaciones de tecnología pueden amortizarse rápidamente al mejorar el rendimiento de TI y permitir a los empleados lograr más en menos tiempo. Puede ser el momento de concentrarse en sus activos de TI para garantizar que funcionen sin problemas y de manera eficiente.

Aquí hay algunos pasos que puede seguir para asegurarse de que la tecnología de su empresa sea funcional y esté actualizada.

Ejecute el último sistema operativo

Los sistemas operativos más antiguos, como Microsoft Windows 7, tienen posibles fallas de seguridad que los hackers aprovechan, lo que hace que un sistema sea más vulnerable al malware y a otros ataques. No es suficiente ejecutar un conjunto de protección actual, como uno que combine antivirus, antispyware y un firewall, ya que el sistema operativo en sí puede contener agujeros de seguridad. Con los nuevos ataques cibernéticos lanzados diariamente, su organización podría ser presa fácil de un ataque de ransomware o una infección de malware.

Windows 10, el último sistema operativo de escritorio de Microsoft, está diseñado para ser más seguro que las versiones anteriores. Además, tiene una vida útil aceptable y debe funcionar perfectamente en el hardware para PC que haya adquirido en los últimos tres o cuatro años. Requiere un procesador de 1 GHz, 1 GB de RAM y 20 GB de espacio libre en el disco duro (para la versión de 64 bits). Sus PC que están ejecutando Windows 7 probablemente ya cumplan con esas especificaciones.

El último sistema operativo permite a los empleados aprovechar una gran cantidad de nuevas aplicaciones y programas que aumentan la productividad. Y debido a que Windows 10 se ejecuta en todo tipo de dispositivos, incluidos los teléfonos inteligentes y las computadoras portátiles de alta gama, sus empleados obtienen una experiencia de usuario uniforme sin importar qué dispositivo usen.

Nota: Microsoft continuará aplicando parches de seguridad y revisiones a computadoras con Windows 7 hasta el 14 de enero de 2020 (cuando termina el soporte extendido). Obtenga más información aquí.

Actualice la tecnología de hardware

Con el tiempo, las computadoras, los periféricos y las impresoras se vuelven obsoletos y pasan a la clase heredada. Para hardware muy antiguo (digamos cinco años o más), puede ser difícil encontrar controladores que admitan nuevos sistemas operativos y aplicaciones, lo que lleva a problemas de compatibilidad y confiabilidad.

Un problema importante con las computadoras heredadas es la RAM inadecuada, que puede ser un gran punto de dolor para los usuarios. Los navegadores web, especialmente, requieren mucha memoria. Simplemente abra el Administrador de tareas en Windows y explore los procesos en ejecución para ver cuánta más memoria usa un navegador que la mayoría de los demás programas. Muchos empleados tienden a tener un navegador abierto en todo momento, junto con otro software, por lo que una computadora sin suficiente RAM puede disminuir la productividad de los empleados y aumentar su nivel de frustración.

Mantener el equipo viejo en uso puede parecer un ahorro de dinero, pero requiere más mantenimiento que los equipos nuevos en forma de actualizaciones y reparaciones. Y esperar hasta que el servidor se cuelgue para reemplazarlo es arriesgado, lo que puede retrasar su negocio durante días y ocasionar la pérdida de ingresos. Considere un ciclo de actualización de cada tres años para computadoras, o más a menudo si puede pagarlo.

Digitalice y centralice documentos

Los documentos en papel a menudo son ineficientes y limitan la accesibilidad. Le hará un favor a su negocio escaneando documentos en papel, tales como contabilidad, ventas y archivos de proyectos, y poniéndolos a disposición en una red de empresa centralizada o, mejor aún, en la nube.

El bajo costo de almacenamiento en línea hace los servicios en la nube tienen un buen valor comercial, y los documentos están disponibles las 24 horas, todos los días, desde cualquier computadora o dispositivo. Otra ventaja es que no tiene que mantener copias de seguridad usted mismo. Los proveedores de servicios en la nube hacen una copia de respaldo de sus datos automáticamente como parte de sus servicios principales, y el rescate de datos que se eliminaron accidentalmente es muy similar a obtener archivos de la Papelera de reciclaje de Windows.

¿Preocupado por la seguridad? Con una organización de carpetas adecuada, puede establecer permisos simples de usuarios y grupos para evitar que los usuarios accedan a documentos que no deberían ver.

Mantener una red confiable de alta velocidad

Una conexión de red de alta velocidad disponible 24/7 permite a las organizaciones ejecutar aplicaciones modernas, como suites de oficina y software de administración de relaciones con el cliente, que pueden gravar las redes más antiguas y lentas. Los empleados aprecian una conexión de red optimizada que les permita completar el trabajo más rápido y pasar a la siguiente tarea.

Otro beneficio importante de una red confiable es la colaboración. Los servicios de colaboración en línea permiten que el personal use aplicaciones de voz o video para reunirse individualmente o en equipos, y hacen que los empleados remotos sientan que son parte activa de la oficina. La capacidad de archivar discusiones previas y buscar a través de ellas elimina la necesidad de tomar notas abundantes durante las reuniones o compartir detalles por correo electrónico.

Elaborar un plan de actualización de tecnología es una forma de apoyar la misión, los objetivos y las estrategias de su organización, y empleados que trabajan productivamente.

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