6 Lecciones de etiqueta por correo electrónico Sus compañeros apreciarán

Si siente que se desperdicia buena parte de su día leyendo y respondiendo correos electrónicos inútiles, no está solo. Los ejecutivos estiman que casi el 20 por ciento de las horas que pasan en el correo electrónico del trabajo es una pérdida de tiempo, según un estudio de Robert Half.

El mayor culpable es el correo no deseado, con casi 40 por ciento de los encuestados diciendo que este es el principal pérdida de tiempo para el correo electrónico del trabajo.

Sin embargo, el spam no es todo culpable. Otros distractores incluyen copiarse en correos electrónicos irrelevantes, leer mensajes que podrían haber sido entregados de una mejor manera y descifrar mensajes largos y laberínticos.

Paul McDonald, director ejecutivo sénior de Robert Half, dijo que si bien el spam puede abordarse usando filtros y tecnología para evitar correos electrónicos no deseados, los otros problemas a menudo se reducen a buen juicio de los que envían mensajes.

"Mantener sus mensajes cortos, relevantes y procesables mejorará las posibilidades de que sus correos electrónicos sean leídos y respondidos rápidamente", dijo McDonald en un comunicado.

Para que sus correos electrónicos sean más eficientes, Robert Half ofrece seis consejos de etiqueta:

• Mire sus CC. Es importante copiar a los colegas solo en los correos electrónicos que deben ver. Si no es algo sobre lo que deben tomar medidas, es probable que no se copien en un correo electrónico. También es importante evitar presionar "responder a todos" al responder. Hacerlo probablemente sea una pérdida de tiempo para todos los destinatarios que no necesitaron su respuesta.
• Sea breve. Mientras más corto pueda hacer sus correos electrónicos mientras sigue transmitiendo su mensaje, mejor. Mientras más largo sea el correo electrónico, más tiempo se tardará en digerir. Y cuanto más se tarde en digerir, más probable será que el lector se desinteresará. Cuando sea posible, mantenga sus correos electrónicos en menos de dos párrafos.
• Haga su punto temprano. En lugar de hacer que sus colegas lean todo su correo electrónico para descubrir al final lo que quiere y por qué se copiaron en el mensaje, resuma sus puntos principales en la parte superior. A continuación, puede proporcionar los detalles como fondo si es necesario.
• Enviar menos. Pruebe a resistir la tentación de responder de inmediato a un correo electrónico, especialmente si se trata de una solicitud que puede resolverse por sí sola sin su aporte. Además, considere tener días sin correo electrónico interno, como "viernes sin correo electrónico", para reducir el número de mensajes que llenan las bandejas de entrada de sus oficinas.
• Enfoque en la línea de asunto. Haga su línea de asunto directa y directa, para dar a los lectores una idea inmediata de su correo electrónico. Intente utilizar líneas de asunto con frases como "RSVP", "para su revisión" o "reunión reprogramada", para que los lectores puedan entender rápidamente de qué se trata su correo electrónico.
• Sea profesional. En el mundo digital de hoy, los correos electrónicos deben ser escrito con la misma profesionalidad que utilizarías en una nota comercial formal. Asegúrese de revisar su ortografía y gramática. Además, intente leer el correo electrónico en voz alta antes de enviarlo. Sus destinatarios apreciarán cuando se tome unos minutos para ajustar el contenido y el tono del mensaje.

El estudio se basó en encuestas a 2,200 directores financieros de empresas de más de 20 de las áreas metropolitanas más grandes de EE. UU.

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