Cómo elegir el software de gestión de práctica médica

Su sistema de gestión de la práctica médica podría mejorar la eficiencia de su consultorio o crear una pesadilla para su personal. Ya sea que se trate de una bendición o un fracaso depende de la solución que seleccione.

En esta guía, examinaremos qué sistemas de administración de práctica hacen y lo guiaremos en el proceso de toma de decisiones. ¿Qué características deberías considerar? ¿Qué preguntas debería hacer al comprar? Elegir el sistema de gestión de práctica adecuado puede ayudarlo a simplificar las operaciones diarias y aumentar su flujo de efectivo, pero el sistema incorrecto puede hacer que su práctica se detenga casi por completo. Si está buscando este tipo de software en 2018, asegúrese de elegir un proveedor asociado que le acompañe en cada paso del proceso.

Primero, debe saber por qué necesita un sistema de administración de prácticas. Aquí hay algunos beneficios de tener uno:

• Optimización: Es clave para coordinar algunos de los aspectos financieros y logísticos más vitales de su consultorio, incluidos la programación, la facturación y el análisis financiero.
• Automatización: Un sistema de gestión de la práctica que incluye un portal para el paciente también puede aliviar parte de la carga de la recepción, permitiendo a los pacientes solicitar citas y completar formularios en línea. Seleccionar el sistema que mejor se adapte a su especialidad y flujo de trabajo jugará un papel importante en su éxito clínico y financiero.
• Facturación: Si decide mantener su facturación médica interna en lugar de subcontratarla a un servicio de facturación médica , su sistema de gestión de práctica ayudará a garantizar que los reclamos se envíen a los pagadores de manera oportuna y adecuada. Junto con un personal diligente, los sistemas de gestión de práctica pueden ayudar a aumentar la cantidad de reclamaciones que los pagadores aceptan en el primer pase. Los miembros del personal también pueden usar el software para responder a negaciones y rechazos, así como generar informes financieros y extraer datos para analizar la salud fiscal de su práctica. Es importante tener en cuenta que también necesitará un codificador médico certificado en el personal si tiene la intención de facturar a través de su sistema de gestión de práctica, especialmente con el cambio reciente a ICD-10.
• Comunicación con el paciente: Un sistema de gestión de práctica también se puede utilizar como una herramienta para generar y enviar declaraciones de saldo a los pacientes, así como para predeterminar si los pacientes deberán algo de su bolsillo antes de su cita, lo que facilita la recolección de pagos en el punto de atención.

Ya lo sabe todo sobre sistemas de gestión de práctica? Consulte nuestras recomendaciones sobre los mejores sistemas de administración de prácticas para pequeñas prácticas y nuevas prácticas.

Nota del editor: ¿Desea obtener más información sobre el software de gestión de prácticas médicas? Complete el cuestionario a continuación y nuestros socios proveedores se pondrán en contacto con usted para ayudarlo a tomar una decisión.

Cómo elegir un sistema de gestión de prácticas

Aunque los médicos raramente necesitarán interactuar directamente con su sistema de gestión de prácticas, el software es un socio diario indispensable para los miembros del personal. Entre la interacción con los pacientes y el apoyo a su ciclo de ingresos, el sistema de gestión de la práctica que elija tiene un papel importante que desempeñar en el éxito o fracaso de su práctica. Con esto en mente, Mobby Business habló con expertos y consultores para averiguar las preguntas correctas que deben hacerse al considerar qué sistema de administración de práctica comprar.

Costo: El costo de cualquier sistema de administración de práctica es muy variable dependiendo de sus necesidades, las características que selecciona y el tamaño de su práctica. La mayoría de las compañías solo podrán darle una estimación aproximada sin sentarse y revisar los detalles de lo que está pidiendo. Y cuando se trata de practicar sistemas de gestión, puede haber una gran cantidad de costos ocultos y características opcionales que podrían aumentar rápidamente el precio base.

En pocas palabras: entra en la conversación sabiendo qué es lo que necesitas y lo que no. Su principal prioridad a través de este proceso debe ser obtener una lista escrita de las características que obtendrá por exactamente el costo antes de aceptar asociarse con cualquier proveedor. Sin una confirmación escrita y clara, puede ser difícil saber qué incluye y qué costos adicionales, y puede terminar pagando una tarifa adicional por una función que podría haber vivido sin ella.

Facilidad de uso: Implementación de una nueva sistema y la adaptación a él ya es bastante difícil, por lo que es importante asegurarse de que las personas que utilizarán el nuevo software se sientan cómodas navegando a través de él. Todos trabajan de manera diferente, así que asegúrese de consultar con su personal e incluirlos en el proceso de toma de decisiones. Deberían al menos sentirse moderadamente cómodos con el sistema e, idealmente, el proveedor le ofrecerá un representante de la compañía que los guiará a través de la curva de aprendizaje.

Conclusión: Cada sistema de gestión de la práctica está organizado de una manera diferente , por lo que es imprescindible saber qué está buscando su personal. Por ejemplo, algunos sistemas de administración de prácticas utilizan un tablero central para organizar las diferentes funciones del software, mientras que otros emplean una gran cantidad de menús desplegables y ventanas emergentes múltiples. Saber qué es más efectivo para el flujo de trabajo de su práctica es la clave para una transición exitosa. Cualquier sistema nuevo naturalmente disminuirá la productividad un poco al principio, pero no debería detener su práctica.

Hospedaje local o basado en la nube: Hay dos formas principales de hospedar el software de administración de la práctica: los servidores de la compañía a los que se accede a través de la nube o en servidores locales comprados y mantenidos por su consultorio. Si prefiere alojar el sistema localmente, deberá pagar por adelantado los servidores, que pueden ser costosos, y luego necesitará personal de TI dedicado a mantener y actualizar el sistema. Si tus servidores se caen, puedes quedarte sin acceso a tus datos. Peor aún, si la seguridad del sistema se ve comprometida, los datos confidenciales del paciente podrían perderse. Con la opción basada en la nube, esas preocupaciones son del proveedor. Las actualizaciones del sistema son responsabilidad de la empresa, y usted puede estar razonablemente seguro de que sus datos son seguros. El costo inicial también es menor; en lugar de comprar servidores, la opción de nube es a menudo una tarifa de suscripción mensual. Pero si opta por la opción alojada en la nube, es importante asegurarse de que la empresa tenga implementadas medidas de seguridad efectivas.

Conclusión: Desea obtener una confirmación por escrito de que su práctica posee los datos almacenados en las nubes; también necesitará una garantía de que si cambia de sistema, el proveedor no mantendrá sus datos como rehenes. No es raro que una empresa intente cargar prácticas para tomar sus propios datos cuando se va a un nuevo sistema. En ese caso, es posible que tenga que elegir entre pagar o perder todos sus datos obtenidos con tanto esfuerzo, lo que significa que tendrá que comenzar de cero con un nuevo sistema.

Experiencia con especialidades: También lo hará desea asegurarse de que el sistema de gestión de prácticas que elija sea ampliamente utilizado dentro de su especialidad. Hay matices en diferentes especialidades que simplemente no pueden reflejarse en un sistema general, por lo que deberá saber si el proveedor tuvo en cuenta su especialidad al diseñar el sistema. De lo contrario, podría terminar con un sistema barebones que no está optimizado para las funciones que necesita. Por ejemplo, las necesidades de un médico general varían mucho de las de un dermatólogo, y para un rendimiento óptimo, querrá asegurarse de que su sistema de gestión de la práctica se pueda adaptar a sus necesidades.

Conclusión: Para encontrar Cuán bien se desempeña cada compañía en ese sentido, podría valer la pena contactar a otros médicos que conoces que operan en tu campo y preguntarles cómo les gusta su sistema de gestión de la práctica.

Interfaz: Otra gran consideración al elegir un sistema de gestión de la práctica debería ser qué tan bien se relacionará con el sistema de registros electrónicos de salud (EHR) que su práctica utiliza. La interconexión se refiere a la capacidad de ambos sistemas para comunicarse entre sí y compartir datos relevantes. Operar dos sistemas que se conectan bien puede reducir la cantidad de tiempo que le lleva a usted y a su personal ingresar y transferir datos. Si está programando pacientes y registrando información demográfica, esos datos deberían ingresarse automáticamente en el sistema EHR cuando el paciente acude para una visita. Del mismo modo, una vez que se ha atendido a un paciente, el sistema de HME debe enviar automáticamente al sistema de gestión de la práctica la información de facturación relevante en función de los servicios que usted brindó.

En pocas palabras: Incluso un gran sistema de gestión de práctica puede convertirse en una pesadilla para su práctica si no funciona bien junto con su EHR. Si los dos sistemas no se pueden comunicar correctamente, su personal podría encontrarse ingresando y volviendo a ingresar los mismos datos una y otra vez, alejándolos de las tareas más apremiantes.

Personalización: El sistema que usa su consultorio debe ser receptivo a sus necesidades Ya sea que esté personalizando la apariencia de las plantillas sobre las cuales ingresará los datos o la duración de las citas en la función de programación, la facilidad y amplitud de la personalización es algo que deberá comprender antes de firmar en la línea punteada.

Conclusión: saber lo que necesita es esencial antes de contratar a un proveedor; Si no está seguro de lo que puede hacer un sistema, solicite que se le muestre cuánto puede modificarlo. Además, descubra si la personalización de ciertas funciones significa un costo adicional para su práctica. Solo porque se pueda hacer, no significa que se hará de forma gratuita.

Portal para pacientes: Un portal para pacientes es un gran componente de un sistema de administración de prácticas que puede aliviar mucho estrés de su personal y agilizar las visitas de los pacientes. El portal les permite a sus pacientes iniciar sesión desde sus propias computadoras y completar la documentación que de otra manera necesitarían completar al llegar a su cita. Con los datos demográficos, la información del seguro y las solicitudes de programación rellenadas de forma remota, su consultorio puede dar los siguientes pasos que se necesitan con anticipación. En el mejor de los casos, cuando un paciente cruza la puerta, su seguro ha sido verificado, se han determinado los copagos requeridos y toda su información personal está actualizada. Sin embargo, es importante echar un vistazo al portal del paciente antes de calificarlo como un plus. Un portal de pacientes confuso o torpe puede frustrar a sus pacientes y hacer que sea más difícil obtener la información requerida.

Conclusión: Si bien el portal es una herramienta excelente, asegúrese de que cualquier proveedor le muestre esta característica en detalle, y recuerde considerar el componente desde la perspectiva de un paciente que podría no estar familiarizado con las necesidades del personal de la práctica médica.

Informes y análisis de datos: Además de realizar bien las tareas de facturación, querrá practicar sistema de gestión que puede crear informes sólidos y analizar datos para que sepa exactamente dónde se encuentra su práctica financiera. Simplemente administrar su ciclo de ingresos no es suficiente para seguir siendo viable; informes y análisis detallados pueden ser de gran ayuda para proyectar e incluso mejorar su flujo de caja. Por ejemplo, podrá identificar qué médicos son los más productivos para su consultorio, o puede decir de qué vecindarios provienen la mayoría de sus pacientes.

Conclusión: Al identificar a través de estos informes lo que funciona y lo que no, puede mantener su práctica en un camino seguro hacia el éxito y la rentabilidad. Y si un sistema de administración de prácticas le permite compartir electrónicamente esos informes con otros miembros de su práctica, eso es aún mejor.

Capacitación: Incluso si el sistema es increíblemente fácil de usar, siempre habrá una curva de aprendizaje. Además, considere los diversos grados de aptitud técnica entre los miembros de su personal. No importa cuán intuitivo, cuando su personal se está adaptando a una nueva pieza de software, van a necesitar alguna orientación de vez en cuando. Un proveedor verdaderamente comprometido ofrecerá capacitación integral, ya sea en el sitio o uno a uno a través de la Web.

Conclusión: Es importante recibir por escrito el proceso de capacitación en el que participa la empresa y los costos adicionales para capacitación del personal durante el período de implementación. Una buena capacitación significa que su personal puede acostumbrarse y sentirse cómodo con el sistema de administración de prácticas rápidamente, y reducirá la cantidad que su productividad sufrirá a medida que su práctica hace la transición desde su sistema anterior.

Soporte del proveedor: A Se espera que el proveedor asociado esté a su disposición cuando algo salga mal. Es inevitable, como ocurre con todos los sistemas complejos, que eventualmente encuentre un problema, y ​​el proveedor debe estar disponible para ayudarlo a recuperarse de cualquier problema que pueda tener. Además, si surge un problema de su parte, debe saber que responderán y responderán por el error. En algunos casos, una empresa puede asignar a su práctica un enlace directo. Ese es un recurso útil para cualquier práctica, ya que este individuo estaría familiarizado con su sistema particular y la forma en que funciona su práctica. Sin embargo, otras compañías simplemente tienen un centro de llamadas de soporte técnico; podría ser más difícil resolver un problema si la persona que recibe la llamada no está familiarizada con la configuración de su sistema de gestión de la práctica. Además, es importante saber si los servicios de soporte operan las 24 horas del día, los 7 días de la semana o si solo puede contactarse con la asistencia técnica durante el horario comercial normal.

En pocas palabras: Una buena relación con un proveedor de gestión de práctica se basa en la confianza, y eso es necesario desde el principio. Qué tipo de soporte puede esperar y cualquier costo adicional por ese soporte son algunos términos más que debe obtener por escrito desde el principio.

Consejos de los expertos

Los expertos y profesionales consultados para estos consejos incluyen: David Zetter, quién es el fundador y consultor principal de Zetter Healthcare , así como miembro de la Sociedad Nacional de Consultores de Empresas de Atención Médica Certificada ; Adina Friedman, analista de sistemas médicos en Guías CTS ; y Joseph E. Glaser, médico de medicina nuclear con Radiologic Associates PC .

Si es posible, compre un paquete completo de software.

Si su práctica recién comienza, podría valer la pena. para comprar todo lo que necesita a la vez. Idealmente, puede obtener un sistema de gestión de práctica y un sistema de EHR del mismo proveedor, que también es el fabricante. De esta forma, puede estar seguro de que los sistemas pueden comunicarse de manera óptima, y ​​las actualizaciones futuras se realizarán teniendo en cuenta cada sistema. De esta forma, también tendrá un contacto único para asuntos técnicos, soporte y capacitación para ambos sistemas.

"Lo fundamental es hacerlo de la manera más fácil e indolora posible", dijo Glaser. "Teniendo en cuenta lo voluminosos que pueden ser estos sistemas y que confías en estas cosas, significa que tienen que funcionar realmente bien. Si estás comenzando desde cero, obtén todo de una vez y asegúrate de tener todo lo que necesitas. "

Demostración de al menos tres sistemas.

No es suficiente simplemente hacer una demostración de un sistema y decidir que se ve lo suficientemente bien. Necesita obtener un marco de referencia para sus comparaciones, y es por eso que Zetter recomienda reunirse con al menos tres o cinco proveedores y hacerles preguntas críticas sobre los productos que ofrecen.

"Mucha gente verá un solo sistema ... y decir, 'Oh, me gusta este' ", dijo Zetter. "En cambio, demuestre de tres a cinco sistemas diferentes para que pueda entender realmente cuáles son los mejores".

Más grande no siempre es mejor.

Muchas veces, las empresas más grandes se centran en las prácticas empresariales y los hospitales. Sus sistemas, en estos casos, se adaptarán a ese tipo de operaciones enormes, y podrían no ser adecuados para una pequeña práctica. Algunas grandes compañías también ofrecen opciones pequeñas y medianas, pero hay muchos proveedores confiables que se enfocan exclusivamente en prácticas más pequeñas. Cuando se trata de practicar la gestión, más grande no siempre significa mejor.

"Sería muy cauteloso con las grandes compañías para el pequeño practicante", dijo Friedman. "Para esas prácticas medianas y grandes, es una cuestión diferente".

Primero instale su sistema PM.

Al instalar el sistema de administración de prácticas primero puede lograr que su flujo de efectivo alcance un nivel estable y su personal se sienta cómodo con el sistema antes de comenzar el desalentador proceso de implementación de EHR. Tener el motor de administración de la práctica funcionando sin problemas puede hacer que el inevitable viaje lleno de baches de la transición a un nuevo sistema EHR sea un poco más fácil de administrar.

"Recomiendo implementar primero el sistema de administración de práctica y tenerlo funcionando durante aproximadamente seis meses". Dijo Zetter. "Todo el mundo se acostumbra a la programación y aumenta su flujo de caja, y de esa manera, cuando implementa el EHR, no tiene impacto en toda la oficina".

Llame a referencias locales dentro de su especialidad.

Los expertos que hablamos A fueron unánimes en este fallo: busque sus propias referencias locales que operan dentro de su especialidad. No se limite a conformarse con la lista de referencias que le brinda una empresa; estos probablemente sean solo sus clientes más felices y, de todos modos, no sean relevantes para sus intereses.

"No tendrá un sistema perfecto, así que cuando llame para pedir referencias, estas son buenas preguntas", dijo Zetter. "Siempre hay problemas con la instalación, pero la clave es cómo lo manejó el proveedor y con qué rapidez. Pregunte si volverían a tomar la misma decisión o no e irían con el mismo proveedor".

"Realmente solo tienes que saber lo que quieres", dijo Glaser. "A veces es tan simple como preguntarle a otras personas que conoces. Ve a las otras personas en tu campo y discútelo".

"Es muy importante para una pequeña consulta médica obtener testimonios muy locales", dijo Friedman. "Las reglas dentro de cada estado para el seguro operan de manera diferente. Es muy importante hablar [con otros proveedores] sobre la presentación del seguro".

Para más información sobre sistemas de gestión de práctica, consulte nuestras recomendaciones para software para pequeñas prácticas y software para nuevas prácticas .

Nota del editor: ¿busca más información sobre el software de gestión de práctica médica? Complete el cuestionario a continuación y nuestros proveedores asociados lo contactarán para ayudarlo a tomar una decisión.

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