4 Fallas de comunicación comunes (y cómo solucionarlas)

Todo el mundo sabe que la comunicación es clave en el mundo de los negocios. Para ejecutar un equipo exitoso, los empleados, gerentes y altos ejecutivos necesitan comunicarse clara y efectivamente.

Sin embargo, a veces el flujo de información se interrumpe y algunas partes interesadas se quedan a oscuras. La falta de comunicación puede generar consecuencias negativas, desde empleados y clientes enojados hasta oportunidades perdidas y pérdidas de ganancias.

"Los mensajes se envían y reciben independientemente de que las empresas decidan o no comunicarse", dijo Tim Eisenhauer, cofundador y presidente de la empresa. plataforma de red social Axero. "La falta de comunicación también puede enviar un mensaje fuerte".

No debería ser una sorpresa, entonces, que la participación de los empleados pueda ser un golpe grave si no se está consultando regularmente con su personal.

"A menudo , las pequeñas empresas operan bajo el supuesto de que los empleados saben lo que está sucediendo o, de no ser así, lo resolverán por sí mismos ", dijo Jeff Corbin, fundador y CEO de APPrise Mobile, creador deEMPLOYEEapp. "Sin embargo, en la mayoría de los casos, este no es el caso. Como resultado, los problemas relacionados con las comunicaciones y el compromiso de los empleados tienden a caer en la parte inferior de la lista de prioridades."

Mobby Business habló con los líderes empresariales y expertos sobre los cuatro errores de comunicación más comunes y cómo puede solucionarlos.

1. Sobrecarga de correo electrónico

Los empleadores y los empleados pueden ponerse en contacto a través de llamadas telefónicas, mensajes de texto, servicios de chat y redes sociales en la actualidad. Y, sin embargo, en general, la mayoría de las empresas todavía usan el correo electrónico como su principal método de comunicación. Phil Simon, consultor de negocios y autor de "Mensaje no recibido" (Wiley, 2015), dijo que la persona promedio recibe de 120 a 150 correos electrónicos por día. Si bien la entrega de mensajes suele ser confiable, dijo, es muy probable que una persona extravíe, elimine o incluso no vea un correo electrónico específico, y, por lo tanto, podría perder una información crucial.

Simon también señaló que los empleados pueden rápidamente verse abrumado por la cantidad de información que deben procesar a través de sus bandejas de entrada, especialmente cuando está llena de una jerga confusa de la industria.

"Se sorprendería de la frecuencia con la que las personas envían jerga [en correos electrónicos] y esperan que la gente entiendo ", Simon le dijo a Mobby Business. "Si no comprenden, toman decisiones basadas en esa comprensión errónea".

2. Pérdida de control sobre situaciones externas

Si hay una circunstancia relacionada con el mercado o la economía que afecta a su empresa, debe explicarles la situación a sus empleados antes de que la escuchen de fuentes externas a la empresa. Jennifer Connelly, fundadora y directora ejecutiva de la firma de relaciones públicas JConnelly, dijo que algunas empresas cometen el error de dejar que fuentes externas controlen el mensaje que reciben sus trabajadores y partes interesadas, en lugar de convertirse en una fuente de noticias para ellos.

"Cuando se trata de comunicación, a menudo veo que las empresas adoptan un enfoque de laissez-faire, esperar y ver ", dijo Connelly. "Esto ... abre la puerta a la información errónea, los rumores y las insinuaciones, que representan un daño significativo para una marca. Es fundamental que las empresas se comuniquen abierta y libremente, anticipando y respondiendo preguntas antes de que se las pidan".

3. Silos de comunicación

Los silos ocurren cuando personas en diferentes roles o departamentos se enfocan solo en sus propios objetivos y no colaboran con otros que podrían proporcionarles una nueva perspectiva del "panorama general". Si bien esto tiende a suceder en compañías más grandes, Enon Landenberg, fundador y CEO de sFBI, tecnología empresarial y consultoría, dijo que también puede suceder en pequeñas empresas.

"Es muy posible que los departamentos se concentren demasiado en su propio trabajo y perderse las grandes ideas que solo provienen de la colaboración ", dijo Landenberg. "Egos [puede evitar] discusiones honestas sobre la calidad del trabajo, las mejoras necesarias y las ideas nuevas".

4. Comunicación deficiente con empleados remotos

Con más empresas tratando de mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal, la cantidad de empleados remotos continúa aumentando. International Data Corporation (IDC) espera que los empleados sin escritorio representen aproximadamente el 72 por ciento del total de la fuerza de trabajo estadounidense para 2020. Aunque los empleados móviles no están en la oficina, es importante que estén al tanto.

" Cuando los trabajadores remotos y sus gerentes no se comunican de manera efectiva, los empleados pueden estar perdiendo la información vital que necesitan para hacer su trabajo ", dijo Stacey Epstein, directora general de la plataforma de comunicación móvil Zinc. "Incluso cuando los gerentes y los equipos corporativos hacen todo lo posible para mantener a los empleados informados, los trabajadores sin escritorio solo tienen una forma diferente de comunicarse y terminan perdiendo mensajes, sintiéndose excluidos y decepcionados".

Según un estudio de Zogby Analytics, los obstáculos más comunes a la eficiencia para los trabajadores remotos son la falta de información (38 por ciento) y la puntualidad de la información (39 por ciento). Mientras los empleados en la oficina pueden comunicarse cara a cara, los empleados que no tienen escritorio dependen de la tecnología.

"Lo que vemos ahora es un sistema fragmentado, donde algunos equipos confían en el correo electrónico o teléfonos, mientras que otros envían mensajes de texto o [usando] video chat, y el proceso de cambiar de una aplicación a otra no solo es confuso, sino una distracción y una forma de perder información ", dijo Epstein a Mobby Business.

Reparación de procesos de comunicación rotos

Si estas situaciones le suenan familiares, debe comenzar a corregir la forma en que su equipo comparte y analiza la información. Puede comenzar limitando la cantidad de correos electrónicos internos que envía. Corbin dijo que los correos electrónicos a menudo se pasan por alto cuando hay demasiados, por lo que es menos probable que encuentre su mensaje.

De manera similar, Simon señaló que los correos electrónicos internos "urgentes", así como los que continúan en varios mensajes, deberían se debe evitar a toda costa por este motivo.

"Si es realmente urgente, descuelgue el teléfono", dijo. "[Sigo] la regla de los tres correos electrónicos: después de tres mensajes, hablamos".

También puede establecer estándares tecnológicos para su empresa para que todos en su equipo, en la oficina o remotos, se comuniquen entre sí a través de los mismos canales, ya sea una herramienta de chat, una intranet corporativa o un servicio de videoconferencia.

Sin embargo, la tecnología solo te llevará tan lejos. Es importante dar el ejemplo y alentar a los empleados a abrirse, tanto para usted como para los demás.

"Los ejecutivos deben mantener un diálogo abierto con sus equipos, compartir tanta información como sea posible y alentar a los empleados a expresar inquietudes o preguntas ", Dijo Connelly. "Mantener líneas claras de comunicación es una de las mejores maneras de crear una fuerza de trabajo confiable, comprometida y dedicada".

"Póngase a su disposición para conversaciones ... y aliente las preguntas", agregó Landenberg. "Ese tipo de comportamiento marca la pauta para todo el negocio, uno en el que los empleados se sienten cómodos acercándose unos a otros".

Eisenhauer les recordó a los empleadores que valoraran la opinión del personal al escucharlos realmente.

... el tipo de cultura que desea que su negocio tenga ", dijo. "Es de vital importancia darles a los empleados una forma de expresar sus opiniones. Los líderes empresariales nunca deben suponer que saben lo que piensan sus empleados. En su lugar, deben proporcionar una forma de que los empleados se lo digan".

Se realizaron algunas entrevistas de fuente para un Versión anterior de este artículo.

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