¿Su manual del empleado necesita una actualización?

Cuando escuche el "manual del empleado", probablemente piense en un grueso paquete de pautas estrictas que rigen lo que los trabajadores pueden y no pueden hacer, cómo deben vestirse y qué se espera. de ellos en una gran oficina corporativa. Si bien un manual puede y debe ser mucho más que un esbozo de las reglas, regulaciones y castigos de una compañía, es fácil ver por qué este importante documento se ha ganado esa reputación obsesionada con las reglas a través de los años.

" en] un ideal de políticas disciplinarias o correctivas progresivas ", dijo Melinda Figeley, vicepresidente de servicios de consultoría de recursos humanos en el proveedor de soluciones de beneficios NFP. "Tienden a reflejar una cultura anterior en la que se advierte verbalmente a un empleado, y si la conducta o el rendimiento vuelven a ocurrir, hay advertencias escritas seguidas de la terminación".

Figeley señaló que los empleadores a menudo ponen este tipo de políticas de manuales para empleados en lugar para protegerse de las demandas y agravios de los empleados. Sin embargo, dichas reglas pueden hacer que los empleadores se vean aún más en problemas si las compañías no aplican sus propias políticas, dijo. La mayoría de los empleadores terminan por no seguir la política que publicaron en la carta porque crea un proceso paso a paso que no es apropiado para cada empleado en cada situación, y esto puede crear problemas graves en el lugar de trabajo.

"Los manuales deben tener una política donde el desempeño y la conducta en el trabajo se evalúen individualmente según las circunstancias, como el historial de trabajo del empleado, la gravedad y la frecuencia del problema, y ​​qué es lo mejor para la necesidad de cambio", dijo Figeley. dijo a Mobby Business. "Cada situación es diferente y [los manuales] necesitan flexibilidad en lugar de una fórmula paso a paso para manejar los problemas de rendimiento".

Pero las políticas disciplinarias obsoletas no son el mayor problema que tienen las empresas actuales con sus manuales para empleados. La mayoría de las pequeñas empresas en realidad no tienen un manual formal para la referencia de su personal. Michael Pires, vicepresidente de ADP HR Solutions, dijo que aunque la ley no exige que las empresas tengan manuales, se les exige que tengan políticas escritas sobre varias leyes laborales federales y estatales, como Equal Employment Opportunity (EOO), Fair Labor Ley de Normas (FSLA) y la Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA).

"Un manual se convierte en una forma de empaquetarlo de una manera realmente profesional", dijo Pires. "Muestra a los empleados que usted toma su negocio en serio, y también establece un estándar para el empleador y los empleados sobre cómo manejar [ciertas situaciones]. Es una herramienta crítica y un recurso para ayudar a administrar una organización".

Si usted está crear un manual formal del empleado por primera vez, Figeley y Pires aconseja incluir las siguientes políticas esenciales:

• clasificación de FLSA o política de estado de exención
• elegibilidad de cobertura de FMLA y otras licencias (es decir, deber de jurado), así como los derechos y responsabilidades de los empleados y del empleador
• Política EOO
• Políticas contra el acoso, acoso sexual y discriminación
• Exención de responsabilidad "Empleo a voluntad" (requerido por 23 estados)
• Expectativas de tiempo y asistencia
• Tiempo libre personal / vacaciones permitidas
• Horarios, deducciones y procesos de nómina (desde la perspectiva del empleado)
• Manejo de seguridad laboral y accidentes
• Ofertas de beneficios, cuando corresponda

Para la tecnología y "oficina moderna" trabajo remoto las políticas también deberían tener un lugar en los manuales de los empleados. Las guías deben detallar claramente el uso de BYOD frente al equipo propiedad del empleador, así como también cualquier expectativa de privacidad que rodee a los datos corporativos. Figeley dijo que su manual debería incluir políticas sobre arreglos especiales de trabajo, como el teletrabajo y el tiempo flexible, y Pires recomendó una política de medios sociales que describa algunas pautas básicas sobre cómo un empleado debería representar su marca en las redes sociales públicas.

Si está creando un manual para empleados por primera vez, no intente hacerlo solo, dijo Pires. Existen muchas herramientas para ayudarlo a crear un manual, como asistentes de manuales de empleados en línea de compañías como ADP. Si bien hay numerosas plantillas disponibles en línea, y muchos manuales de la compañía existentes para usar como modelos, tenga en cuenta que su manual debe tener en cuenta las necesidades y circunstancias particulares de su negocio.

"No asuma políticas genéricas que tenga descargado o prestado de alguien que usted conoce va a tener el lenguaje o contenido apropiado para su negocio, porque es probable que no lo haga ", dijo Pires. "Piensa en involucrar a los expertos adecuados para que te guíen en el proceso. Si estás volando solo sin la experiencia adecuada, puede ser realmente difícil".

Lo más importante es que cuando elabores tu manual, recuerda que su objetivo principal es involucrar y motivar a sus empleados.

"Un manual para empleados [debería] inspirar, motivar y guiar a los empleados", dijo Figeley. "Tiene que tener en cuenta la mitigación de riesgos, pero su objetivo principal es presentar a los empleados su cultura, su gente y su historia. [Explique] lo que está haciendo y cómo son parte de eso. Debe ser un método de aculturar o socializar a los empleados en una organización y entusiasmarlos para que trabajen [con usted] ".

Publicado originalmente en Mobby Business

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