5 Formas sencillas de hacer reuniones más productivas

Existe una buena posibilidad de que las reuniones de su personal estén perdiendo el tiempo de sus empleados.

Los profesionales creen que el 25 por ciento del tiempo que pasan en reuniones es improductivo, según un nuevo estudio de Robert Half Management Resources. Los empleados sienten que los líderes cometen dos errores más comúnmente en las reuniones: no cumplir una agenda y carecer de un propósito claro para la reunión.

Paul McDonald, director ejecutivo sénior de Robert Half, dijo que las reuniones equivocadas pueden hacer más daño que bien.

"Una reunión innecesaria o mal conducida puede hacer que todos bajen, porque los asistentes sienten que no se valora su tiempo", dijo McDonald. "Los líderes pueden evitar esta situación estableciendo claramente el propósito de la discusión, asegurando la asistencia de las personas correctas y brindándoles la oportunidad de contribuir".

Para ayudar a los líderes a aprovechar al máximo sus reuniones, Robert Half Management Resources ofrece cinco consejos :

• Revise la lista de invitados : limite los asistentes a los participantes que tengan interés en el resultado de los puntos de la agenda. Indicar la asistencia "obligatoria" versus "opcional" permite a los empleados saber cuándo es necesaria su participación y aporte, y esto puede ayudarlos a priorizar su tiempo.
• Mantenerse en línea : los buenos líderes hacen accesible la agenda y cualquier material de apoyo. publíquelos con anticipación y asegúrese de que la discusión permanezca enfocada. Prepárese para cortar o presentar las conversaciones no relacionadas hasta más adelante.
• Planifique en consecuencia : Para las reuniones en persona, asegúrese de que haya suficientes asientos en la sala para todos. Deje tiempo para la configuración y los desafíos tecnológicos previos a la reunión que puedan surgir.
• Monitorizar el tiempo : mantenerlo corto y agradable. Si una reunión permanente se reserva por una hora cada semana, pero por lo general dura solo 30 minutos, considere reconsiderar el tiempo asignado. Si no hay mucho que discutir, considere usar un correo electrónico o una nota como alternativa a una reunión.
• Finalizar fuerte : si alguien se va de la reunión preguntándose cuáles son los próximos pasos, no ha hecho su trabajo como reunión anfitrión. Permita tiempo para que las personas hagan preguntas y determine quién es responsable de cada elemento de seguimiento.

El estudio se basó en encuestas de 400 trabajadores estadounidenses mayores de 18 empleados en entornos de oficina.

Publicado originalmente el Mobby Business

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