Cómo elegir un servicio de correo electrónico empresarial

El correo electrónico es una parte indispensable de cualquier pequeña empresa . A menudo es la mejor y menos intrusiva forma de comunicarse con los empleados, colegas y colaboradores. Pero si el correo electrónico es tan importante, será mejor que piense bien antes de elegir un servicio de correo electrónico para su negocio. No todas las plataformas de correo electrónico se crean iguales, por lo que es importante elegir una con las características que necesita. Al mismo tiempo, querrás evitar pagar en exceso las funciones que no necesitas. Aquí hay cinco factores a considerar antes de establecerse en una plataforma de correo electrónico para su negocio.

1. ¿Gratis o pagado?

Lo que no puede obtener con un servicio de correo web gratuito es la posibilidad de usar el nombre de su marca como parte de su dirección de correo electrónico. Por ejemplo, registrarse para obtener una cuenta gratuita de Gmail le brinda una dirección de correo electrónico como [nombre de usuario] @ gmail.com; pero al suscribirse a Google Apps for Business, puede proteger una dirección de correo electrónico que dice [username] @ [yourbusiness] .com. En la mayoría de los casos, necesitará tener su propio dominio web para usarlo como parte de su dirección de correo electrónico, pero registrar un dominio puede costar tan poco como $ 10 por año. Otros servicios, como Microsoft Office 365, le otorgan su propio nombre de dominio sin la necesidad de pagar tarifas de hosting adicionales.

Si usted o no (y cualquier empleado) tiene una dirección de correo electrónico de marca depende de usted . Una dirección de correo electrónico que incluya su propio nombre de dominio puede potenciar la credibilidad percibida de su negocio. Por otro lado, una dirección de correo electrónico genérica podría estar bien para las empresas más pequeñas, especialmente si usted es propietario único.

2. Espacio de almacenamiento

Por supuesto, una dirección de correo electrónico de marca no es la única ventaja de un servicio de correo electrónico pagado. Las plataformas de pago ofrecen muchos otros beneficios, como el almacenamiento expandido en la nube para correo electrónico y otros archivos. Muchos servicios gratuitos de correo electrónico ofrecen un espacio de almacenamiento limitado, lo que te obliga a eliminar mensajes cuando tu bandeja de entrada está llena. Si dirige una pequeña empresa que depende en gran medida del correo electrónico y prefiere archivar los mensajes en lugar de eliminarlos, su bandeja de entrada se puede llenar de prisa. Al suscribirse a un servicio pago, puede obtener acceso a una bandeja de entrada mucho más grande.

Hay algunas otras preocupaciones relacionadas a considerar. Por ejemplo, el tamaño máximo de un archivo adjunto de correo electrónico varía ampliamente entre diferentes servicios, con algunos servicios limitando los archivos adjuntos a 10GB y otros permitiéndole enviar archivos enormes de hasta 300GB o más, siempre que el archivo ya esté cargado en la nube.

3. Seguridad

Ya sea que pague por el correo electrónico o use un servicio gratuito, necesitará una seguridad estricta para la bandeja de entrada de su empresa, especialmente si la ejecución de su negocio implica el intercambio de datos privados del cliente. Y otros datos confidenciales se pueden adjuntar a su cuenta de correo electrónico, como números de cuenta bancaria y declaraciones de impuestos. Incluso más que con su correo electrónico personal, es importante mantener a los cibercriminales fuera de su cuenta comercial.

Antes de decidirse por un servicio de correo electrónico, verifique las medidas de seguridad de sentido común como el correo no deseado y los filtros de suplantación de identidad. El soporte para la autenticación de dos factores también es importante; la característica ayuda a mantener a los forasteros fuera de su bandeja de entrada al requerir que los usuarios tengan dos datos para iniciar sesión. La primera es su contraseña regular, y la segunda es un código recién generado enviado a su teléfono móvil o una segunda dirección de correo electrónico. Otras características de seguridad para verificar incluyen medidas de antivirus integradas para mantener el malware fuera de su computadora, lo cual es especialmente importante si descarga muchos archivos adjuntos.

4. Herramientas de colaboración

Una buena plataforma de correo electrónico para empresas le facilita trabajar con sus empleados o colegas. Las mejores plataformas incluyen herramientas para ayudarlo a colaborar. Por ejemplo, servicios como Gmail y Outlook incluyen un calendario integrado como parte de su bandeja de entrada de correo electrónico. Y en unos sencillos pasos puedes compartir tu calendario con otros para que puedan verlo y editarlo sobre la marcha. Eso realmente puede ayudar con la planificación y la colaboración.

El enhebrado de correo electrónico es otra característica que puede ayudarlo a trabajar junto con sus colegas. Los correos electrónicos con subidas hacen que sea más fácil seguir intercambios largos porque las respuestas aparecen una detrás de otra en un solo subproceso, en lugar de distribuirse en la bandeja de entrada en el orden en que se recibieron.

5. Funciones de bonificación

Una vez que haya encontrado un servicio de correo electrónico que cubra todos los aspectos básicos, busque características adicionales que puedan aumentar su productividad. Por ejemplo, algunas plataformas como Gmail y Outlook incluyen video chat integrado. Esto significa que puede usar un solo servicio tanto para intercambiar mensajes como para reuniones de forma remota, haciendo que sus operaciones diarias sean más simples y eficientes.

Algunas plataformas de correo electrónico también incluyen la funcionalidad de mensajería instantánea. La mensajería instantánea es mejor que el correo electrónico para las discusiones en tiempo real, ya que puede intercambiar numerosos mensajes cortos en rápida sucesión. Y enviar un mensaje instantáneo puede ser preferible a enviar un correo electrónico si el contenido de su mensaje no es tan importante.

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