10 Tareas tecnológicas Las pequeñas empresas deberían subcontratar
La subcontratación puede ser una excelente manera para que las pequeñas empresas y las nuevas empresas se encarguen de tareas tediosas a la vez que aumentan la productividad y ahorran dinero. Al externalizar las necesidades relacionadas con la tecnología, los propietarios y empleados de pequeñas empresas pueden enfocarse en responsabilidades más importantes, como ventas, servicio al cliente y más, sin contratar más empleados internos.
Sin embargo, no todas las áreas de la empresa deberían subcontratarse. Entregar las tareas incorrectas a un tercero puede perjudicar a su negocio más de lo que puede ayudar. Aquí están las 10 tareas tecnológicas que los expertos dicen que las pequeñas empresas deberían subcontratar.
1. Infraestructura
Infraestructura como servicio (IaaS): la externalización de equipos como hardware, servidores y sistemas de red a un proveedor de infraestructura puede ahorrar a las empresas millones de dólares en costos y mano de obra.
Construir su propia infraestructura no es barato ni fácil . No solo requerirá un gran presupuesto para comprar y alojar el equipo, sino también un gran mantenimiento por personal de TI altamente capacitado. Al externalizar IaaS, las startups y las pequeñas empresas pueden recortar sus presupuestos, ya que el proveedor de servicios de infraestructura posee el equipo y es responsable de ejecutar y solucionar los problemas de los sistemas; los usuarios simplemente tienen que pagar por uso o por suscripción.
"La transición de un centro de datos a un proveedor de infraestructura como servicio demostró ser una de las mejores medidas que hicimos para nuestro negocio", dijo Tim Maliyil, fundador y CEO de AlertBoot Mobile Security, un proveedor de servicios globales para la administración de dispositivos móviles y la protección de puntos finales. IaaS facilitó a AlertBoot desplegar nuevos servicios sin enfrentar una gran barrera financiera. Maliyil también estima que AlertBoot habría ahorrado más de $ 7 millones si IaaS hubiera existido cuando se fundó la compañía.
Maliyil, que a menudo habla sobre cómo él y sus clientes manejan los desafíos tecnológicos en sus empresas, agregó que la transición a IaaS liberar recursos valiosos que han ayudado a hacer crecer su negocio. "Esta evolución permite a nuestros equipos de ingeniería e interacción con el cliente ser más ágiles y más centrados en mejorar nuestro producto, en lugar de mantener un sistema grande y engorroso", dijo.
2. Hospedaje en la nube
La computación en la nube permite a las empresas acceder a la información en cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier dispositivo compatible. Hospedar un sistema en la nube interno es costoso y puede presentar riesgos de seguridad si la tecnología no está actualizada. Al externalizar la tecnología de la nube, las pequeñas empresas pueden enfocarse en usar la nube, en lugar de mantenerla. La externalización de servicios en la nube ha ayudado a AlertBoot a mantenerse competitivo, dijo Maliyil. "En un esfuerzo por mantenerse financieramente independiente y rentable, toda la tecnología que utilizamos para nuestras operaciones cambió con los tiempos", señaló.
AlertBoot alojó inicialmente sus servidores a través de servicios de colocación (donde las empresas pueden alquilar espacio para servidores) pero finalmente hizo la transición a servicios de infraestructura en la nube, eliminando la necesidad de comprar sus propios servidores. La compañía no ha comprado su propio equipo en años, lo que ha llevado a un gran ahorro para una operación de arranque que tiene 30 empleados en todo el mundo.
"Este movimiento también nos ahorra más de $ 85,000 en gastos mensuales de alojamiento", dijo Maliyil. "No alojaría nuestros servidores de ninguna otra forma".
3. Diseño de sitio de comercio electrónico
Si todavía no está muy capacitado en el desarrollo de sitios web, definitivamente debe considerar subcontratar el diseño de su sitio de comercio electrónico para asegurarse de que se vea bien y funcione sin problemas y de manera eficiente. Hacerlo puede evitar que los clientes experimenten problemas mientras navegan y compran los artículos que les gustan, un problema que podría evitar que los clientes regresen a su tienda en línea.
"La tarea tecnológica número 1 para los propietarios de pequeñas empresas es subcontratar su sitio web de comercio electrónico desarrollo de diseño ", dijo Lisa Chu, propietaria de la tienda de ropa formal para niños Black N Bianco. "Diseñar y desarrollar un sitio web moderno y confiable de comercio electrónico lleva años aprender".
Chu señaló que aunque es posible que pueda construir un sitio funcional usted mismo, si
desea un negocio legítimo de comercio electrónico, su sitio web debe ser de primera categoría.
"El nuevo propietario de un negocio nunca debe invertir todos su tiempo asegura que el HTML, JavaScript y CSS estén integrados correctamente ", dijo Chu." Lleva mucho tiempo, y su moral estará muerta cuando tenga un sitio web en funcionamiento. Tercerizar el diseño y desarrollo de su sitio web es la mejor opción porque le costará mucho menos que la contratación de su empresa local de diseño de sitios web. "
Chu recomendó contratar a un codificador y diseñador gráfico por separado si elige externalizar el diseño de su sitio web.
" No desea depender de un profesional independiente subcontratado, porque si rescata o algo sale mal, tendrá que encontrar nuevos profesionales independientes para solucionar el problema ", dijo Chu. "No solo eso, [sino] contratará profesionales independientes que se especialicen en su departamento, dando a su sitio un resultado más refinado".
4. Actualizaciones del sitio web
Junto con la construcción de un sitio bien diseñado, es importante que las empresas también se mantengan al día con sus sitios web, lo que puede ser un trabajo completamente diferente. Hay mucho que monitorear para asegurar que su sitio se mantenga actualizado con las últimas tendencias tecnológicas y cambios, por lo que subcontratar estas tareas puede ayudarlo a mantener una fuerte presencia en la Web sin interferir en otras tareas importantes que necesita completar, dijo Michelle. Colon-Johnson, fundador de la compañía de publicidad de libros 2 Dream Productions.
"Una de las tareas más importantes que sugiero que una pequeña empresa
propietaria [o] startup externalice es la actualización de sus sitios web", Colon-Johnson dijo. "Todos los días, las personas crean y mejoran sistemas para funcionar de manera más eficiente".
Si bien puede parecer sencillo actualizar su sitio usted mismo, los problemas pueden surgir fácilmente, dijo.
"A pesar de lo que algunos parecen creer, no es tan fácil como presionar un botón para actualizar
sus complementos o aplicaciones ", dijo Colon-Johnson. "En el caso de que las nuevas aplicaciones no sean compatibles con una plantilla que pueda tener en su lugar, debe realizar una copia de seguridad y almacenar sus sistemas. Estos pasos y tareas llevan su tiempo. Para los propietarios de empresas y las startups, el tiempo es a menudo algo que es mucho en demanda. "
5. Los proveedores de servicios de TI de Cybersecurity
generalmente le informarán que sus datos están seguros, pero las empresas también deberían subcontratar ciberseguridad adicional, según Cedric Leighton, fundador y presidente de Cedric Leighton Associates, una consultora de gestión estratégica de riesgos y liderazgo.
Leighton dijo que es más inteligente para las empresas tercerizar a los expertos en ciberseguridad que confiar en las garantías de los proveedores de TI, porque ninguna empresa puede garantizar la seguridad de los datos. -
"Los proveedores de TI no son expertos en ciberseguridad", dijo. "Su trabajo es venderle servicios de TI, y debe recordar que muchas redes de TI se construyeron con seguridad como algo secundario."
En pocas palabras, hay proveedores de TI que brindan servicios, y luego hay expertos en ciberseguridad que se especializan anticipando y mitigando las amenazas. Si bien los proveedores de TI cuentan con estrictas medidas de seguridad, los expertos en ciberseguridad brindan una capa adicional de protección que puede prevenir desastres y resolver problemas de seguridad rápidamente.
6. Autenticación de dos factores
La autenticación de dos factores es un tipo de seguridad que requiere que los usuarios tengan dos formas de identificación para acceder a datos, cuentas bancarias y otra información confidencial. Normalmente, es en forma de identificación física y un código de seguridad, o una combinación de dos códigos de seguridad completamente independientes, como una contraseña que solo usted conoce y un código de acceso que se le proporciona.
Leighton recomienda que cualquier persona que se ocupe de cuestiones delicadas datos, como cuentas bancarias o tecnologías patentables, implementan la autenticación de dos factores para ayudar a los proveedores de TI a controlar el acceso y mantener sus sistemas mejor protegidos.
"La autenticación de dos factores también es algo que debe ser establecido por un profesional que conoce el aplicaciones de software que la empresa quiere proteger ", dijo Leighton.
7. Pruebas de control de calidad
Cuando su equipo pasa todo el tiempo desarrollando productos y aplicaciones, puede ser tedioso probar cada pequeño aspecto para asegurarse de que sea perfecto. La subcontratación es una excelente manera de mantener sus productos y aplicaciones lo mejor posible sin quemar a sus desarrolladores.
"Tener una firma o contratista independiente ayuda con el control de calidad [control de calidad] y probar los errores antes de que el producto salga para un cliente es una gran oportunidad ", dijo Amrit Kirpalani, CEO y fundador de la plataforma de personalización de marketing nectarOM. "Un desarrollador de estrellas de rock no quiere pasar sus días escribiendo casos de prueba, incluso si están desarrollando para ellos."
Estos casos de prueba pueden no ser las tareas más deseables, pero son vitales para garantizar su el producto funciona, dijo Kirpalani.
8. Aplicaciones de negocios
El desarrollo de aplicaciones no es barato. Puede parecer una buena idea crear aplicaciones personalizadas para las operaciones y el personal de su empresa, pero contratar a un desarrollador para crear aplicaciones comerciales requiere una inversión considerable de tiempo, dinero y paciencia. Mientras tanto, hay muchas aplicaciones de negocios completas disponibles para hacer casi todo lo que necesita hacer.
"Hay una buena selección de suites de negocios disponibles en el mercado, como MS Office 365 y Google Apps", dijo. Dmitry Yakovlev, arquitecto de software en DataArt, una firma de desarrollo de software personalizada. "Las empresas deberían externalizar este tipo de infraestructuras tanto como puedan, especialmente aquellas que no tienen personal de TI en la empresa".
Estas son aplicaciones con muchas funciones utilizadas por muchas otras empresas, por lo que se actualizan con frecuencia con el la última tecnología para mantener su negocio ágil y competitivo, y no requieren los costos adicionales de contratar desarrolladores.
9. Proyectos fuera de su alcance de experiencia
Los profesionales de TI no son expertos en todo tipo de tecnologías. Pueden estar bien informados en un área particular, pero no necesariamente significa que pueden trabajar en un proyecto relacionado sin tener la capacitación necesaria para adquirir experiencia. Con este ejemplo en mente, considere que si una tarea requiere habilidades y tiempo que su empresa simplemente no tiene en la empresa, es hora de subcontratar, dijo Yakovlev.
"Los proyectos de desarrollo que están fuera de la experiencia básica del equipo son buenos candidatos para pasar a los proveedores ", señaló Yakovlev.
Aunque algunos proyectos requerirán autonomía del vendedor, muchos proveedores están abiertos a la colaboración, lo que puede mantener a sus empleados involucrados en el proyecto y exponerlos a la nueva tecnología y los procesos.
Para que las empresas realicen un control de calidad y se aseguren de que todos estén en la misma sintonía, los empresarios deberían tener una visión clara de lo que quieren y asignar a una persona con intereses creados en el proyecto, recomendó Yakovlev.
"El proyecto debe tener un alcance dentro de la empresa, un alcance bien definido y criterios claros de aceptación", dijo.
10. Todo lo que no se puede automatizar
Si tiene tareas tediosas de las que ocuparse, llevarlas consigo puede consumir demasiado tiempo, y contratar a un empleado interno probablemente sería una pérdida de recursos. En algunos casos, es posible que simplemente pueda automatizar esas tareas, pero si no, debería considerar la tercerización, dijo Terra Andersen, CEO y fundadora de la consultora de marketing y desarrollo en línea TCA Media.
"¿Se puede automatizar?" Andersen dijo. "De ser así, es probable que haya una pieza de software o secuencia de comandos que pueda automatizar la tarea en la que inicialmente se piensa subcontratar. Si no se puede automatizar, es seguro decir que se debe delegar".
Sin embargo, si decide subcontratar tareas como esta, es importante tener claro lo que necesita hacer y cómo hacerlo. Debe haber documentación y capacitación adecuadas y detalladas en su lugar, dijo Andersen.
"Lo que la mayoría de los expertos en tercerización a menudo no divulgan es que la capacitación inicial de estos trabajadores subcontratados requerirá absolutamente cuidado y esfuerzo", dijo Andersen. "En lugar de tener una visión general de lo que debe hacerse, debe dividirlo en un entrenamiento detallado y paso a paso. Esto requerirá que sepa exactamente en qué tendrá que ayudar a que trabaje con sus proveedores externos. Nada debería ser vago. "
Andersen sugirió crear guías en PDF y videos de referencia, además de mantenerse al tanto de los materiales de capacitación y perfeccionarlos a medida que su equipo subcontratado haga ciertas preguntas o debatas en ciertas áreas.
"Sus materiales de capacitación serán tan valiosos como los subcontratados asistencia ", dijo Andersen. "El outsourcing requiere paciencia, pero puedo dar fe del hecho de que el trabajo inicial requerido vale más que el ahorro de costos".
Actualizado el 27 de enero de 2016.
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