Cuentas por pagar y su negocio: lo que necesita saber

Las cuentas por pagar son las facturas y otras deudas que la empresa debe pagar. Como cuestión de hecho, lo único que paga un negocio que no se considera cuentas por pagar es la nómina. Todo lo demás cae dentro de la categoría, convirtiéndolo en un aspecto crítico de su negocio.

"La precisión y completitud de los estados financieros de una compañía dependen del proceso de cuentas por pagar", dijo Harold Averkamp, ​​fundador y autor del sitio web de asesoramiento contable. Entrenador. "La eficiencia y efectividad del proceso de cuentas por pagar también afectará la posición de caja, la calificación crediticia y la relación con sus proveedores".

La implementación de un sistema confiable de cuentas por pagar producirá información financiera precisa que necesita para planificar tanto el corto como el a largo plazo. Esto es lo que necesita saber sobre cómo mantenerse al día con sus deudas comerciales.

Cuentas de seguimiento pagaderas

Las cuentas por pagar, algunas veces abreviadas como A / P, se rastrean mensualmente para muchas pequeñas empresas, pero a medida que la empresa crece, es mejor para que sea una tarea semanal aprovechar los descuentos por pago anticipado y resolver cualquier crédito debido a las devoluciones de inventario. Es útil mantener un registro de las cuentas pagaderas en caso de disputas de pago, para recordarle a la empresa las facturas actuales o pendientes, o como prueba de gasto en el momento de impuestos. Estos registros se pueden guardar manualmente o con software de contabilidad.

Trabajar con cuentas por pagar requiere una gran atención al detalle. Cada factura debe verificarse con respecto a la precisión, la fecha de facturación y la fecha de pago, y luego debe ingresarse correctamente en el libro mayor o en el software de contabilidad. En base a nuestra investigación, aquí hay algunos consejos generales para configurar sus cuentas por pagar y ayudar a que el proceso se desarrolle sin problemas:

Trabaje desde la factura original siempre que sea posible . Algunas facturas se envían electrónicamente, imprima una vez y luego archiva el correo electrónico para minimizar la confusión.

Use el mismo sistema de ingreso cada vez. Cada vendedor tiene su propio sistema de facturación pero debe asignar el número de factura en su sistema. consistente. Determine el método, como usar ceros a la izquierda, y cúmplalo.

Ingrese cada factura individualmente. Esto incluye múltiples facturas mensuales del mismo proveedor. En el caso de una disputa, querrá poder rastrearla en su sistema fácilmente.

Obtenga la aprobación de la factura de la persona adecuada antes de ingresarla. La persona que aprueba la factura debe ser diferente a la ingresando Si usted es propietario único y hace su propia contabilidad, esto puede no ser posible, pero todavía tiene un proceso claro para su aprobación e ingreso. Mantenga registros sólidos para respaldar a cada uno.

Busque descuentos por pagos anticipados para ahorrar dinero. Puede sumarse antes de fin de año. Algunos proveedores ofrecen un pequeño porcentaje de la factura si lo paga dentro de un marco de tiempo específico a partir de la fecha de la factura, como dentro de los diez días. Si por lo general solo trabaja con cuentas pagaderas una vez al mes, considere un sistema en el que identifique las oportunidades de descuento por pago anticipado cuando se reciba la factura y pague por separado de la pila mensual.

El flujo de efectivo es importante para una pequeña empresa. Un sistema sólido de monitoreo y pago de cuentas por pagar le brinda una idea clara de sus gastos en comparación con sus ingresos, permitiendo mejores decisiones comerciales.

Recursos adicionales

Puede encontrar más información sobre cómo manejar cuentas por pagar en los siguientes artículos:

• "Conceptos básicos de contabilidad, parte I" (Administración de pequeñas empresas)
• "Cuentas por pagar 10 mejores prácticas" (proformative)
• "5 consejos para administrar con éxito las cuentas por pagar" (MasterCardBiz.com)
• "10 consejos para Lograr una mayor productividad y una mejor moral en AP "(La red de cuentas por pagar)

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